Oddziel lokalizację, język i walutę
Adres obiektu mówi, gdzie prowadzone są prace. Preferowany język klienta mówi, jak się z nim komunikować. Waluta projektu określa, w czym zapisywane są kwoty. To osobne decyzje: klient mówiący po angielsku może remontować mieszkanie w Wilnie albo w Rydze.
Potwierdź te informacje przy zakładaniu projektu. Ustal, kto otrzymuje raporty, kto może zaakceptować zakup i w jakim języku będą zapadać decyzje. Jeśli dostawca podaje cenę w innej walucie, zapisz oryginalną ofertę i uzgodnij sposób przeliczenia, zanim dodasz kwotę do budżetu.
Korzystaj z ofert przygotowanych dla tego projektu
Cena znanego dostawcy z innego projektu to dobry punkt wyjścia, ale nie potwierdzony koszt lokalny. Poproś o ofertę na aktualną ilość, specyfikację, lokalizację i termin dostawy. Sprawdź, czy obejmuje dostawę, rozładunek i montaż.
Przy pozycji budżetu przechowuj dane dostawcy, datę oferty i okres jej ważności. W razie potrzeby potwierdź sposób rozliczenia VAT z dostawcą lub biurem rachunkowym – nie zakładaj, że rozwiązanie z poprzedniego projektu obowiązuje przy nowym zakupie transgranicznym.
- Potwierdź adres dostawy i ewentualne ograniczenia dojazdu.
- Sprawdź czasy realizacji, zakres odpowiedzialności za montaż i zasady zwrotów.
- Zapisz, co obejmuje oferta, a co jeszcze wymaga wyceny.
- W budżecie dla klienta prezentuj podatek według jednej, uzgodnionej zasady.
Powielaj strukturę, weryfikuj założenia
Budżet według pomieszczeń i sprawdzona kolejność etapów projektu pozwalają zaoszczędzić czas przy kolejnym projekcie. Wykorzystuj ponownie kategorie, listy kontrolne i układ dokumentów, które sprawdzają się w Twoim studiu. Ilości, ceny i terminy weryfikuj jednak dla każdego nowego projektu, zamiast przenosić je jako potwierdzone fakty.
Prowadź dokumentację projektów osobno, aby zamówienie u dostawcy, kontakt do klienta czy koszt nie trafiły przypadkiem do niewłaściwego projektu. Krótkie podsumowanie projektu powinno od razu pokazywać lokalizację, klienta i najbliższą decyzję – zwłaszcza gdy kilka projektów jest na podobnym etapie.
Przygotuj czytelną aktualizację dla klienta
Używaj języka uzgodnionego z klientem i wyjaśnij aktualny budżet, ostatnie zmiany oraz decyzje do podjęcia. Sprawdź raport przed wysłaniem: przetłumaczone nagłówki nie oznaczają, że opis od dostawcy czy notatka wpisana przez Twój zespół też zostaną przetłumaczone.
Formendi jest dostępne po polsku, angielsku, litewsku, łotewsku i niemiecku. Dane klientów i przestrzeń robocza projektu pomagają utrzymać wszystkie informacje w jednym miejscu. Zobacz przykładowy projekt, aby sprawdzić, jak budżety i aktualizacje dla klienta łączą się w jednym procesie pracy.