Atskirai nurodykite vietą, kalbą ir valiutą
Objekto adresas parodo, kur vyks darbai. Kliento pasirinkta kalba lemia, kaip bendrausite, o projekto valiuta – kaip fiksuosite sumas. Tai atskiri pasirinkimai: angliškai kalbantis klientas gali įsirengti butą Vilniuje ar Rygoje.
Šiuos duomenis patikslinkite pradėdami projektą. Sutarkite, kas gaus ataskaitas, kas tvirtins pirkinius ir kokia kalba fiksuosite sprendimus. Jei tiekėjo pasiūlymas pateiktas kita valiuta, išsaugokite pradinį pasiūlymą ir prieš įtraukdami sumą į biudžetą sutarkite, kaip ją perskaičiuosite.
Remkitės konkrečiam projektui gautais pasiūlymais
Pažįstamo tiekėjo kaina iš kito projekto gali padėti orientuotis, tačiau ji nėra patvirtinta naujo projekto kaina. Prašykite pasiūlymo pagal dabartinį kiekį, specifikaciją, objekto vietą ir pristatymo datą. Patikrinkite, ar įtrauktas pristatymas, iškrovimas ir montavimas.
Prie biudžeto pozicijos saugokite tiekėjo duomenis, pasiūlymo datą ir galiojimo terminą. Prireikus PVM taikymą pasitikrinkite su tiekėju ar buhalteriu. Ankstesnio projekto apmokestinimas nebūtinai tiks naujam pirkimui kitoje šalyje.
- Patikslinkite pristatymo adresą ir patekimo į objektą sąlygas.
- Patikrinkite terminus, montavimo atsakomybę ir grąžinimo sąlygas.
- Užrašykite, kas įskaičiuota ir kam dar trūksta kainos.
- Sutarkite, kaip kliento biudžete bus rodomi mokesčiai.
Pakartotinai naudokite struktūrą, o prielaidas peržiūrėkite
Biudžeto skirstymas pagal patalpas ir įprasta darbų etapų seka padeda greičiau pradėti kitą projektą. Naudokite studijai tinkamas kategorijas, kontrolinius sąrašus ir dokumentų struktūrą. Kiekius, kainas ir datas patikrinkite iš naujo, užuot perkėlę juos kaip patvirtintus duomenis.
Kiekvieno projekto įrašus laikykite atskirai, kad tiekėjo užsakymas, kontaktas ar išlaidos nepatektų į kitą projektą. Trumpoje suvestinėje turi būti aišku, kur yra objektas, kas klientas ir kokio sprendimo laukiate, ypač kai keli projektai pasiekia panašų etapą.
Parenkite klientui lengvai suprantamą ataskaitą
Rašykite sutarta kalba ir aiškiai pateikite dabartinį biudžetą, naujausius pakeitimus bei sprendimus, kuriuos reikia priimti. Prieš siųsdami ataskaitą ją peržiūrėkite: išverstas skyriaus pavadinimas savaime neišverčia tiekėjo aprašymo ar jūsų įrašytos pastabos.
Formendi galima naudotis lietuvių, latvių ir anglų kalbomis. Klientų duomenys ir projekto darbo erdvė padeda informaciją laikyti vienoje vietoje. Pavyzdiniame projekte pamatysite, kaip biudžetas ir ataskaitos klientui susijungia į vieną darbo eigą.