Nurodykite projektą ir ataskaitos datą
Įrašykite projekto pavadinimą, klientą ir duomenų parengimo datą. Trumpai paaiškinkite, ką ataskaita apima: visą remontą, baldų užsakymą ar konkretų darbų etapą. Taip dalinė suvestinė nebus palaikyta viso projekto biudžetu.
Kiekvieną kartą naudokite tą pačią struktūrą. Įprastoje suvestinėje klientui lengviau palyginti naujienas, nereikia per kiekvieną susitikimą iš naujo ieškoti svarbių sumų.
Pateikite biudžetą, pakeitimus ir laukiamus sprendimus
Greta rodykite sutartą biudžetą ir naujausią numatomą bendrą sumą, o svarbesnius skirtumus paaiškinkite. Atskirkite jau sutartus pakeitimus nuo dar svarstomų variantų. Darbai be patikslintos kainos turi likti matomi: tuščias laukelis neturi sudaryti įspūdžio, kad darbai nieko nekainuos.
Laukiamus sprendimus aprašykite konkrečiai. Vietoj „patvirtinti apdailą“ nurodykite, kokią medžiagą reikia pasirinkti, iki kada ir kas pasikeis pavėlavus užsakyti. Jei suma preliminari, paaiškinkite, ko trūksta jai patikslinti.
- Sutartas biudžetas ir naujausia prognozė, vienodai nurodant mokesčius.
- Trumpas pakeitimų nuo ankstesnės ataskaitos paaiškinimas.
- Svarbūs užsakymai, pristatymo datos ir darbai be patikslintos kainos.
- Kliento sprendimai ir jų priėmimo terminai.
Rinkitės jūsų vaidmeniui tinkamas sumas
Kliento pirkimus prižiūrintis interjero dizaineris gali pateikti numatomas kliento išlaidas. Visą darbų paketą parduodantis rangovas gali rodyti sutartą pardavimo kainą ir jos pakeitimus. Šiems poreikiams reikia skirtingų ataskaitų, todėl rinkitės tinkamą šabloną, užuot siuntę vidinę darbo lentelę.
Rangovo ataskaitoje klientui neturi būti vidinių tiekėjų kainų, maržos ar privačių pastabų. Patikrinkite patį eksportuotą failą, jo stulpelius ir priedus, ne vien ekrane matomą peržiūrą. Po pakeitimų eksportuokite iš naujo: anksčiau atsisiųstas failas savaime neatsinaujina.
Užbaikite aiškiu veiksmų sąrašu
Trumpa pastaba gali skambėti taip: „Šviestuvai suderinti. Dar laukiame baldų gamybos pasiūlymo. Prašome iki ketvirtadienio pasirinkti virtuvės apdailą, kad galėtume užsakyti numatytu laiku.“ Klientui aišku, ką daryti, o nepatvirtinta kaina nepaslepiama bendroje sumoje.
Formendi siūlo projekto ataskaitų šablonus ir peržiūrą prieš eksportą. Patikrinkite gavėją bei rodomas sumas ir pasirinkite prieinamą HTML ar CSV eksportą. Prireikus ataskaitą galima išsaugoti PDF formatu per naršyklės spausdinimo langą. Vien ataskaitos išsiuntimas savaime nereiškia sutartinio patvirtinimo.