Išsaugokite sutartą pradinį planą
Prieš kitą medžiagų ir gaminių pasirinkimo etapą išsaugokite sutartą darbų apimtį bei biudžetą. Nurodykite versijos datą ir projekte laikykite susijusią specifikaciją ar pasiūlymą. Vėliau skirtumą galėsite paaiškinti remdamiesi abiem pusėms žinomu planu.
Pradinis biudžetas padeda palyginti, o ne draudžia keisti projektą. Išsaugokite jį, kol dabartinis planas vystosi. Nepalikus ankstesnių sumų įrašo, sunkiau atskirti kliento pageidautą pakeitimą nuo patikslintos sąmatos.
Palyginkite visą alternatyvaus sprendimo kainą
Keisdami medžiagą, lyginkite galutinio rezultato kainą. Kitas akmuo gali keisti ne tik medžiagos, bet ir gamybos, briaunų apdirbimo, pristatymo bei montavimo kainą. Patikrinkite, ar esamą užsakymą dar galima pakeisti ir ar jo atšaukimas ar grąžinimas kainuos.
Kartu peržiūrėkite terminus. Alternatyva gali tilpti į biudžetą, bet pavėlinti montavimą. Prieš prašydami kliento pasirinkti, parodykite numatomą poveikį biudžetui ir grafikui. Pažymėkite sumas ar pristatymo terminus, kuriuos dar reikia patikslinti.
- Kas keičiasi specifikacijoje ir kiekiuose?
- Kokias esamas pozicijas ar užsakymus pakeičia šis sprendimas?
- Koks bendras poveikis biudžetui, įskaitant susijusius darbus?
- Kokias datas ar kitus sprendimus tai paveiks?
Užfiksuokite sprendimą taip, kad jį būtų galima atsekti
Viename pakeitimo įraše aiškiai aprašykite ankstesnę ir siūlomą darbų apimtį, poveikį biudžetui bei sprendimo būseną. Išsaugokite datą ir pagal jūsų sutartį reikalingą sutikimo patvirtinimą. Vidinė programos būsena neturi būti palaikyta kliento parašu.
Jei pasiūlymas atmestas, dabartinio plano nekeiskite. Jei sutarta – sąmoningai atnaujinkite susijusias biudžeto pozicijas, užsakymus ir datas. Išsaugokite ankstesnį įrašą, kad pakaitinis sprendimas nebūtų netyčia pridėtas kaip papildomas darbas greta pradinės pozicijos.
Pakeitimą įtraukite į kitą ataskaitą klientui
Kitoje ataskaitoje paaiškinkite sutartą pakeitimą ir jo poveikį numatomai bendrai sumai. Dar svarstomus variantus atskirkite nuo patvirtintų darbų. Gautas sąskaitas ir mokėjimus susiekite su atitinkamomis pozicijomis: apmokant jau užregistruotą sąskaitą, išlaidos neturi būti pridedamos antrą kartą.
Formendi projekto pakeitimus leidžia tvarkyti kartu su biudžetu, užsakymais ir patirtomis išlaidomis. Pakeitimo įraše išsaugokite sprendimą, o prieš dalydamiesi peržiūrėkite ataskaitą klientui. Taip pokalbyje daugiau dėmesio lieka projektui ir sprendimų pasekmėms, o ne senų sumų paieškai.