Atskirai atsakykite į tris klausimus
Užsakymas parodo, dėl ko susitarta su tiekėju. Sąskaita nurodo prašomą apmokėti sumą. Mokėjimas patvirtina, kad pinigai iš tikrųjų pervesti. Visi trys įrašai gali būti susiję su tuo pačiu pirkiniu, tačiau žymi skirtingus įvykius.
Atskirai peržiūrėkite, kokia numatoma bendra kaina, už kokią sumą išrašytos sąskaitos ir kiek jau sumokėta. Tada patikrinkite artimiausią mokėjimo terminą. Į pirmą klausimą padeda atsakyti biudžetas, į kitus – mokėjimų planas. Nei visa užsakymo vertė, nei neapmokėtas likutis savaime nereiškia, kad visą sumą reikia sumokėti šiandien.
Sutarkite, kas moka kiekvienam tiekėjui
Pažymėkite, ar klientas moka tiesiogiai, ar pagal susitarimą su klientu perka studija. Nurodykite, kas patvirtina pirkimą ir kas prižiūri apmokėjimą. Tiekėjo užsakymą, sąskaitų numerius ir mokėjimus susiekite su ta pačia projekto pozicija.
Kliento tiesiogiai atliekamą mokėjimą prireikus įtraukite į projekto mokėjimų planą, bet nelaikykite jo pinigų judėjimu studijos banko sąskaitoje. Atskirkite projektavimo paslaugų atlygį, pirkimus iš tiekėjų ir kliento kompensuojamas išlaidas. Jų sutartinės sąlygos ir apskaita gali skirtis.
Sudarykite paprastą mokėjimų sąrašą
Kai kiekviena mokėjimo dalis turi atskirą eilutę, artimiausius terminus peržiūrėti lengviau nei PDF dokumentų aplanką. Užsakymui su avansu ir galutiniu mokėjimu reikia dviejų planuojamų mokėjimų eilučių, susietų su tuo pačiu užsakymu. Planuojamą mokėjimą taip ir žymėkite: terminas ar kliento pažadas dar nepatvirtina apmokėjimo.
- Projektas, tiekėjas ir užsakymo numeris.
- Sąskaitos numeris, jei sąskaita jau išrašyta.
- Mokėjimo dalies suma, valiuta ir terminas arba sutarta apmokėjimo sąlyga.
- Kas moka ir kas prižiūri apmokėjimą.
- Būsena: planuojama, laukiama apmokėjimo, iš dalies apmokėta, apmokėta arba ginčijama.
- Faktiškai sumokėta suma, mokėjimo data ir nuoroda į mokėjimą.
Sekite vieną pirkimą nuo avanso iki likučio
Tarkime, šviestuvų užsakymo vertė yra 2 400 €, sumas pateikiant tuo pačiu sutartu mokesčių pagrindu. Sąlygos numato 30 % avansą – 720 € – ir 1 680 € likutį prieš išsiunčiant prekes. Sumokėjus avansą, užsakymo vertė tebėra 2 400 €. Sumokėta 720 €, o likęs planuojamas mokėjimas – 1 680 €. Tai iliustracinės sumos, ne rekomenduojamas avansas ar rinkos kaina.
Gavę galutinę sąskaitą patikrinkite, ar joje rodoma visa vertė, atėmus avansą, ar tik likutis. Susiekite ją su užsakymu ir ankstesniu mokėjimu. Visos užsakymo vertės, avanso ir visos galutinės sąskaitos neregistruokite kaip trijų atskirų projekto išlaidų. Dokumentus ir mokesčių taikymą derinkite pagal buhalterio taikomą apskaitos tvarką. Projekto sąrašą naudokite darbui ir mokėjimams planuoti.
Prie sumų visada rodykite datas
Artimiausius mokėjimus grupuokite pagal savaites, o numatomas įplaukas atskirkite nuo jau gautų lėšų. Pinigų srautų prognozė parodo, kada tikimasi įplaukų ir išmokų, o ne vien bendrą projekto kainą. Planuodami studijos pinigų srautus įtraukite tik jos sąskaitoje judančias lėšas. Kliento tiesioginiai pirkimai priklauso projekto planui, ne studijos banko sąskaitos prognozei.
Jei klientas lėšas numato pervesti vėliau, nei tiekėjas laukia mokėjimo, neatitikimą aptarkite prieš pateikdami užsakymą. Kaip darbinį laikotarpį peržiūrėkite artimiausias keturias–aštuonias savaites, o ilgesniems įsipareigojimams planą pratęskite. Tai praktinis pasirinkimas, ne apskaitos taisyklė. Pasikeitus pristatymo datai, peržiūrėkite su ja susietą mokėjimą, laikydamiesi sutartų tiekėjo sąlygų.
Aiškiai nurodykite kitą veiksmą
Kartą per savaitę peržiūrėkite trūkstamus dokumentus, artėjančius terminus, dalinius mokėjimus ir ginčijamas sumas. Kiekvienam neišspręstam klausimui paskirkite atsakingą asmenį ir kitą veiksmą. Prieš mokėdami pagal naujus ar pakeistus banko duomenis, patvirtinkite juos anksčiau žinomu patikimu kontaktu, o ne vien remkitės pranešimu apie pakeitimą.
„Formendi“ projekto išlaidas ir mokėjimus galite laikyti kartu ir peržiūrėti su jais susijusius užsakymus tiekėjams. Prieš kurdami savo tvarką susipažinkite su projekto pavyzdžiu. Buhalterinė sistema lieka skirta privalomai apskaitai ir mokesčių deklaravimui, o projekto darbo erdvė padeda matyti, kam dabar reikia dėmesio.