Drei unterschiedliche Fragen stellen
Eine Bestellung dokumentiert den gegenüber dem Lieferanten beauftragten Umfang. Eine Rechnung fordert einen bestimmten Betrag an. Eine Zahlung dokumentiert tatsächlich geflossenes Geld. Alle drei können denselben Einkauf betreffen, beschreiben aber unterschiedliche Ereignisse.
Prüfen Sie getrennt: Welche Gesamtkosten erwarten wir, was wurde berechnet und was wurde bezahlt? Sehen Sie anschließend auf die nächste Fälligkeit. Das Projektbudget beantwortet vor allem die erste Frage, der Zahlungsplan die weiteren. Weder Bestellwert noch unbezahlter Rest sind automatisch heute fällig.
Festlegen, wer den Lieferanten bezahlt
Halten Sie fest, ob der Kunde direkt bezahlt oder das Studio gemäß der vereinbarten Regelung einkauft. Benennen Sie die Person, die den Einkauf freigibt, und die Person, die Zahlungen nachverfolgt. Verbinden Sie Bestellung, Rechnungsreferenzen und Zahlungseinträge mit derselben Projektposition.
Bei Direktzahlungen des Kunden kann der Betrag im Projektzahlungsplan stehen. Behandeln Sie ihn jedoch nicht als Geldbewegung auf dem Studiokonto. Halten Sie Planungshonorare, Lieferanteneinkäufe und Kundenerstattungen unterscheidbar. Ihre vertragliche und buchhalterische Behandlung kann abweichen.
Ein einfaches Zahlungsregister aufbauen
Eine Zeile je Teilzahlung macht anstehende Termine leichter prüfbar als ein Ordner voller PDFs. Eine Bestellung mit Anzahlung und Schlusszahlung benötigt zwei geplante Zahlungseinträge, beide mit derselben Bestellung verknüpft. Kennzeichnen Sie geplante Zahlungen als geplant. Ein Fälligkeitstermin oder eine Zusage ist kein Zahlungsnachweis.
- Projekt, Lieferant und Bestellreferenz.
- Rechnungsreferenz, sofern bereits eine Rechnung vorliegt.
- Teilzahlungsbetrag, Währung und Fälligkeit oder vereinbarter Zahlungsauslöser.
- Zahlende Person und Zuständigkeit für die Nachverfolgung.
- Status: geplant, Zahlung ausstehend, teilweise bezahlt, bezahlt oder strittig.
- Tatsächlich gezahlter Betrag, Zahlungsdatum und Referenz.
Einen Einkauf von der Anzahlung bis zum Restbetrag verfolgen
Angenommen, eine Leuchtenbestellung beträgt 2.400 € auf einer einheitlichen vereinbarten Steuerbasis. Vorgesehen sind 30 % Anzahlung, also 720 €, sowie 1.680 € vor Versand. Auch nach der Anzahlung beträgt der Bestellwert 2.400 €. Bezahlt wurden 720 €, die verbleibende geplante Zahlung beträgt 1.680 €. Dies sind Beispielzahlen, keine empfohlenen Anzahlungen oder Marktpreise.
Prüfen Sie bei der Schlussrechnung, ob sie den Gesamtwert abzüglich Anzahlung oder nur den Restbetrag ausweist. Gleichen Sie sie mit Bestellung und früherer Zahlung ab. Erfassen Sie nicht den vollen Bestellwert, die Anzahlung und die vollständige Schlussrechnung als drei Projektkosten. Stimmen Sie die Belege mit dem Buchungsverfahren Ihrer Buchhaltung ab; das Projektregister entscheidet nicht über die steuerliche Behandlung.
Beträge mit Terminen verbinden
Gruppieren Sie anstehende Zahlungen nach Wochen und trennen Sie erwartete Einnahmen von verfügbaren Mitteln. Eine Liquiditätsplanung betrachtet, wann Geld voraussichtlich auf ein Konto eingeht oder es verlässt, nicht nur die gesamten Projektkosten. Berücksichtigen Sie für die Studio-Liquidität nur Bewegungen über das Studiokonto. Direkte Kundeneinkäufe gehören in den Projektplan, nicht in diese Kontoprognose.
Soll der Kunde eine Bestellung erst finanzieren, nachdem der Lieferant Zahlung erwartet, markieren Sie diese zeitliche Lücke vor der Bestellung. Prüfen Sie als Arbeitszeitraum die nächsten vier bis acht Wochen und erweitern Sie ihn bei längeren Verpflichtungen. Das ist eine praktische Planungsentscheidung, keine Buchhaltungsregel. Ändert sich die Lieferung, prüfen Sie den Zahlungsauslöser unter Beachtung der vereinbarten Lieferantenbedingungen.
Den nächsten Schritt sichtbar machen
Prüfen Sie wöchentlich fehlende Belege, bevorstehende Fälligkeiten, Teilzahlungen und strittige Beträge. Ordnen Sie jedem offenen Punkt eine verantwortliche Person und eine nächste Aktion zu. Bestätigen Sie neue oder geänderte Bankdaten vor der Zahlung über einen bereits bekannten, vertrauenswürdigen Kontaktweg statt allein über die Änderungsnachricht.
Halten Sie in Formendi erfasste Kosten und Zahlungen zusammen und nutzen Sie Lieferantenbestellungen für die zugrunde liegenden Verpflichtungen. Erkunden Sie zunächst das Beispielprojekt. Ihre Buchhaltung bleibt für gesetzliche Aufzeichnungen und Steuererklärungen zuständig; der Projektarbeitsbereich zeigt, was als Nächstes Aufmerksamkeit braucht.