Atbildiet uz trim atsevišķiem jautājumiem
Pasūtījums parāda vienošanos ar piegādātāju. Rēķins norāda apmaksai pieprasīto summu. Maksājums apliecina, ka nauda tiešām ir pārskaitīta. Visi trīs ieraksti var attiekties uz vienu pirkumu, taču apraksta dažādus notikumus.
Atsevišķi pārskatiet paredzamās kopējās izmaksas, izrakstīto rēķinu summu un jau samaksāto. Tad pārbaudiet nākamo apmaksas termiņu. Uz pirmo jautājumu palīdz atbildēt budžets, uz pārējiem – maksājumu plāns. Ne visa pasūtījuma vērtība, ne neapmaksātais atlikums automātiski nenozīmē, ka šī summa jāsamaksā šodien.
Vienojieties, kurš maksā katram piegādātājam
Atzīmējiet, vai klients maksā tieši vai studija veic pirkumu saskaņā ar vienošanos ar klientu. Norādiet, kurš apstiprina pirkumu un kurš seko apmaksai. Piegādātāja pasūtījumu, rēķinu numurus un maksājumus sasaistiet ar vienu projekta pozīciju.
Klienta tiešo maksājumu vajadzības gadījumā iekļaujiet projekta maksājumu plānā, taču neuzskaitiet to kā naudas kustību studijas bankas kontā. Atšķiriet maksu par projektēšanu, pirkumus no piegādātājiem un klienta atlīdzinātos izdevumus. To līguma nosacījumi un grāmatvedības uzskaite var atšķirties.
Izveidojiet vienkāršu maksājumu sarakstu
Ja katrai maksājuma daļai ir sava rinda, tuvākos datumus pārskatīt ir vieglāk nekā PDF dokumentu mapi. Pasūtījumam ar avansu un gala maksājumu vajadzīgas divas plānotā maksājuma rindas, kas saistītas ar vienu pasūtījumu. Plānotu maksājumu tā arī atzīmējiet: termiņš vai klienta solījums vēl nav apmaksas apliecinājums.
- Projekts, piegādātājs un pasūtījuma numurs.
- Rēķina numurs, ja rēķins jau izrakstīts.
- Maksājuma daļas summa, valūta un termiņš vai saskaņotais apmaksas nosacījums.
- Maksātājs un par apmaksas pārraudzību atbildīgā persona.
- Statuss: plānots, gaida apmaksu, daļēji apmaksāts, apmaksāts vai apstrīdēts.
- Faktiski samaksātā summa, maksājuma datums un atsauce.
Izsekojiet vienam pirkumam no avansa līdz atlikumam
Pieņemsim, ka gaismekļu pasūtījuma vērtība ir 2 400 €, visām summām piemērojot vienotu, saskaņotu nodokļu aprēķina pamatu. Noteikumi paredz 30 % avansu – 720 € – un atlikušo 1 680 € samaksu pirms preču nosūtīšanas. Pēc avansa samaksas pasūtījuma vērtība joprojām ir 2 400 €. Samaksāti ir 720 €, bet atlikušais plānotais maksājums ir 1 680 €. Summas ir ilustratīvas, nevis ieteicamais avanss vai tirgus cena.
Saņemot gala rēķinu, pārbaudiet, vai tajā norādīta pilna vērtība, atskaitot avansu, vai tikai atlikums. Sasaistiet to ar pasūtījumu un iepriekšējo maksājumu. Neuzskaitiet pilnu pasūtījuma vērtību, avansu un pilnu gala rēķinu kā trīs atsevišķas projekta izmaksas. Saskaņojiet dokumentus ar grāmatveža izmantoto uzskaites kārtību, nevis pēc projekta saraksta nosakiet nodokļu piemērošanu.
Līdzās summām norādiet datumus
Grupējiet tuvākos maksājumus pa nedēļām un atšķiriet gaidāmos ieņēmumus no jau saņemtās naudas. Naudas plūsmas prognoze parāda, kad kontā gaidāmi ienākošie un izejošie maksājumi, nevis tikai projekta kopējās izmaksas. Studijas naudas plānošanā iekļaujiet tikai tās konta darījumus. Klienta tiešie pirkumi attiecas uz projekta grafiku, nevis studijas bankas konta prognozi.
Ja klients paredzēto finansējumu pārskaitīs vēlāk, nekā piegādātājs gaida samaksu, pārrunājiet šo laika starpību pirms pasūtīšanas. Kā darba periodu pārskatiet tuvākās četras līdz astoņas nedēļas, bet ilgākiem pasūtījumiem pagariniet plānu. Tā ir praktiska izvēle, nevis grāmatvedības noteikums. Mainoties piegādes datumam, pārskatiet ar to saistīto maksājumu, ievērojot saskaņotos piegādātāja nosacījumus.
Skaidri norādiet nākamo darbību
Reizi nedēļā pārskatiet trūkstošos dokumentus, tuvojošos termiņus, daļējos maksājumus un apstrīdētās summas. Katram neatrisinātajam jautājumam nosakiet atbildīgo un nākamo darbību. Pirms maksāšanas uz jauniem vai mainītiem bankas rekvizītiem pārbaudiet tos, izmantojot iepriekš zināmu uzticamu saziņas veidu, nevis tikai ziņojumu par izmaiņām.
Formendi projekta izmaksas un maksājumus varat glabāt kopā un pārskatīt ar tiem saistītos pasūtījumus piegādātājiem. Pirms savas darba kārtības izveides izpētiet projekta paraugu. Grāmatvedības sistēma paliek obligātās uzskaites un nodokļu pārskatu vieta, savukārt projekta darba vide palīdz redzēt, kam tagad jāpievērš uzmanība.