Izveidojiet sarakstu, pēc kura var pasūtīt
Ideju kolāža parāda interjera ieceri. Pasūtījumu sarakstā vajadzīgs precīzs izstrādājums. Piešķiriet katrai pozīcijai nemainīgu kodu, piemēram, VI-01 viesistabas atpūtas krēslam, un lietojiet to specifikācijā, piedāvājumā un pasūtījumā piegādātājam. Mainoties apdarei, atjauniniet šīs pašas pozīcijas versiju.
Norādiet telpu, piegādātāju, modeli, apdari, izmērus, daudzumu un piedāvāto cenu. Pievienojiet piegādes un montāžas izmaksas, ja tās nav iekļautas. Lielākos projektos šādu informāciju mēdz apkopot FF&E specifikācijā – mēbeļu, aprīkojuma un citu interjera elementu sarakstā. Nelielai studijai pietiek ar pārskatāmu sarakstu, ko regulāri papildina.
- Pozīcijas kods, telpa un precīza specifikācija.
- Daudzums, piegādātāja piedāvājums un tā derīguma termiņš.
- Cena, vai iekļauts PVN, un atsevišķas piegādes vai montāžas izmaksas.
- Kas apstiprina izvēli, līdz kuram datumam jāpasūta un kad vajadzīga piegāde.
- Piegādātāja apstiprināts izpildes termiņš, maksājumu nosacījumi un pašreizējais statuss.
Plānojiet atpakaļ no montāžas datuma
Sāciet ar datumu, kad precei jābūt objektā. Ierēķiniet piegādes organizēšanu, piegādātāja izpildes termiņu, pasūtījuma noformēšanu un laiku klienta lēmumam. Noskaidrojiet, no kura brīža skaita termiņu: pasūtījuma saņemšanas, avansa saņemšanas, rasējumu vai auduma apstiprināšanas. Tie var būt dažādi datumi.
Piemēram, atpūtas krēsls vajadzīgs 12. nedēļā. Piegādātājs apstiprina sešas nedēļas no avansa saņemšanas līdz piegādei. Vēl vienu nedēļu atstājat pirms iekārtošanas un vienu – izvēles apstiprināšanai un maksājumam. Lēmums tādēļ vajadzīgs līdz 4. nedēļas sākumam, avanss – līdz 5. nedēļas sākumam, bet piegādi plānojat 11. nedēļas sākumā. Šis ir plānošanas piemērs, nevis tipisks tirgus termiņš. Pārbaudiet konkrētus datumus, svētku dienas un piegādātāja iespējas.
Sasaistiet piegādi ar attiecīgo darbu posmu. Pirms gaismekļa montāžas jāsaskaņo elektroinstalācijas risinājums. Iebūvēta skapja ražošanai var būt vajadzīgi galīgie mērījumi objektā. Ja montāžas datums mainās, pārskatiet arī saistītos pasūtīšanas un apstiprināšanas termiņus.
Atšķiriet izvēlētu preci no apstiprināta pirkuma
Izmantojiet dažus skaidrus statusus: atlasīts, gaida apstiprinājumu, gatavs pasūtīšanai, pasūtīts, piegādāts un uzstādīts. Kavējumu vai strīdīgu pozīciju atzīmējiet atsevišķi. Piegāde un uzstādīšana ir divi atšķirīgi atskaites punkti: kaste noliktavā vēl nenozīmē pabeigtu telpu.
Pirms pasūtīšanas saņemiet precīzas specifikācijas un cenas apstiprinājumu. Vienojieties, kurš veic pasūtījumu un kurš maksā. Saglabājiet apstiprinājumu ar datumu pie attiecīgās pozīcijas. BIID klientu ceļvedī uzsvērts, ka pakalpojumu apjoms jānosaka sākumā; tikpat skaidri fiksējiet atbildību par pirkumu.
Sasaistiet pasūtījumu ar budžeta pozīciju
Piesaistiet pirkumu esošai budžeta pozīcijai. Saskaņoto pasūtījuma vērtību ievadiet vienu reizi, bet vēlākos dokumentus un maksājumus saistiet ar šo pirkumu. Avanss maina samaksāto summu, taču nerada otru krēslu vai vēl vienas pilnas pasūtījuma izmaksas.
Ja klients izvēlas dārgāku apdari, pirms pasūtījuma maiņas parādiet cenas starpību un ietekmi uz termiņiem. Saglabājiet arī iepriekšējo piedāvājumu. Ja klients pērk pats, skaidri to atzīmējiet: precei jāpaliek darbu grafikā, nekļūstot par atkārtoti uzskaitītu studijas pirkumu.
Ieplānojiet arī pašu piegādi
Pārbaudiet piebraukšanu, lifta izmērus, izkraušanu, glabāšanas vietu un to, kurš pieņems preces. Vienojieties, kurš tās pārbaudīs un saskaņā ar piegādātāja kārtību ziņos par bojājumiem vai trūkstošām detaļām. Vadieties pēc konkrētajiem piegādātāja noteikumiem, nevis pieņemta vienota ziņošanas termiņa.
Reizi nedēļā pārskatiet nepabeigtos pasūtījumus: kas gaida apstiprinājumu, kuri datumi ir saskaņoti, kas mainījies un kurš veiks nākamo darbību. Klientam nosūtiet īsu vajadzīgo lēmumu sarakstu ar termiņiem, nevis visu darba reģistru.
Glabājiet pasūtījumu plānu kopā ar projekta darbiem
Formendi piegādātāju pasūtījumus varat pārskatīt līdzās projekta budžetam un darbu grafikam. Sāciet ar precēm, kurām ir garākie apstiprinātie piegādes termiņi, pēc tam pievienojiet mazākos pirkumus. Izpētiet projekta paraugu, lai redzētu, kā saistās pasūtījumi, izmaksas un darbu posmi.