Sudarykite sąrašą, pagal kurį galima užsakyti
Idėjų koliažas perteikia interjero kryptį. Užsakymų sąraše turi būti tiksliai nurodytas gaminys. Kiekvienai pozicijai suteikite pastovų kodą, pavyzdžiui, SV-01 svetainės foteliui, ir naudokite jį specifikacijoje, pasiūlyme bei užsakyme tiekėjui. Pasikeitus apdailai, atnaujinkite tos pačios pozicijos versiją.
Nurodykite patalpą, tiekėją, modelį, apdailą, matmenis, kiekį ir pasiūlytą kainą. Jei pristatymas ar montavimas kainuoja atskirai, įtraukite ir šias sumas. Didesniuose projektuose toks sąrašas gali būti vadinamas FF&E specifikacija: joje aprašomi baldai, įranga ir kiti interjero elementai. Nedidelei studijai pakanka aiškaus, nuosekliai pildomo sąrašo.
- Pozicijos kodas, patalpa ir tiksli specifikacija.
- Kiekis, tiekėjo pasiūlymas ir jo galiojimo data.
- Kaina, ar įskaičiuotas PVM, ir atskiros pristatymo ar montavimo išlaidos.
- Kas patvirtina pasirinkimą, iki kada reikia užsakyti ir kada pristatyti.
- Tiekėjo patvirtintas terminas, mokėjimo sąlygos ir dabartinė būsena.
Planuokite atgal nuo montavimo datos
Pradėkite nuo datos, kada gaminio reikės objekte. Įvertinkite pristatymo organizavimą, tiekėjo terminą, užsakymo įforminimą ir laiką kliento sprendimui. Išsiaiškinkite, nuo ko skaičiuojamas terminas: užsakymo pateikimo, avanso gavimo, brėžinių ar audinio patvirtinimo. Tai nebūtinai ta pati diena.
Tarkime, fotelio reikės 12-ąją savaitę. Tiekėjas patvirtina šešių savaičių terminą nuo avanso gavimo iki pristatymo. Dar vieną savaitę paliekate iki įrengimo ir vieną – pasirinkimui patvirtinti bei sumokėti. Tuomet sprendimo reikia iki 4-osios savaitės pradžios, avanso – iki 5-osios, o pristatymą planuojate 11-osios savaitės pradžioje. Tai planavimo pavyzdys, ne įprasti rinkos terminai. Patikrinkite konkrečias datas, šventes ir tiekėjo galimybes.
Pristatymą susiekite su atitinkamu darbų etapu. Prieš montuojant šviestuvą turi būti suderinti elektros sprendiniai. Prieš pradedant gaminti įmontuojamą spintą gali reikėti galutinių matavimų objekte. Pasikeitus montavimo datai, peržiūrėkite ir susijusius užsakymo bei patvirtinimo terminus.
Atskirkite pasirinkimą nuo patvirtinto pirkimo
Pakanka kelių aiškių būsenų: atrinkta, laukiama patvirtinimo, galima užsakyti, užsakyta, pristatyta ir sumontuota. Vėlavimą ar ginčijamą poziciją žymėkite atskirai. Pristatymas ir montavimas nėra tas pats: sandėlyje stovinti dėžė dar nereiškia, kad patalpa baigta.
Prieš užsakydami gaukite tikslios specifikacijos ir kainos patvirtinimą. Sutarkite, kas pateikia užsakymą ir kas moka. Patvirtinimą su data saugokite prie konkrečios pozicijos. BIID vadove klientams pabrėžiama, kad paslaugų apimtį reikia sutarti iš anksto; taip pat aiškiai užfiksuokite atsakomybę už pirkimą.
Užsakymą susiekite su biudžeto pozicija
Pirkimą priskirkite jau esančiai biudžeto pozicijai. Sutartą užsakymo vertę įrašykite vieną kartą, o vėlesnius dokumentus ir mokėjimus susiekite su tuo pirkimu. Avansas keičia sumokėtą sumą, tačiau nesukuria nei antro fotelio, nei dar vienos visos užsakymo kainos.
Jei klientas pasirenka brangesnę apdailą, prieš keisdami užsakymą parodykite kainos skirtumą ir poveikį terminams. Ankstesnį pasiūlymą išsaugokite. Jei klientas perka pats, aiškiai tai pažymėkite: gaminys turi likti darbų grafike, bet netapti dubliuotu studijos pirkimu.
Suplanuokite ir patį pristatymą
Patikrinkite privažiavimą, lifto matmenis, iškrovimą, laikymo vietą ir kas priims prekes. Sutarkite, kas jas apžiūrės ir pagal tiekėjo tvarką praneš apie pažeidimus ar trūkstamas dalis. Vadovaukitės konkrečiomis tiekėjo sąlygomis, o ne tariamu bendru pranešimo terminu.
Kartą per savaitę peržiūrėkite nebaigtus užsakymus: kam reikia patvirtinimo, kurios datos tikrai suderintos, kas pasikeitė ir kas imsis kito veiksmo. Klientui pateikite trumpą sprendimų sąrašą su terminais, užuot siuntę visą darbinę lentelę.
Laikykite užsakymų planą šalia projekto darbų
„Formendi“ užsakymus tiekėjams galite derinti su projekto biudžetu ir darbų grafiku. Pradėkite nuo gaminių, kurių patvirtinti pristatymo terminai ilgiausi, tada pridėkite smulkesnius pirkimus. Projekto pavyzdyje susipažinkite, kaip siejami užsakymai, išlaidos ir darbų etapai.