Zadaj trzy różne pytania
Zamówienie dokumentuje zobowiązanie wobec dostawcy. Faktura określa kwotę, której zapłaty oczekuje dostawca. Płatność oznacza pieniądze, które faktycznie zostały przekazane. Mogą dotyczyć tego samego zakupu, ale opisują różne zdarzenia.
Odpowiadaj na trzy pytania osobno: jaki jest prognozowany koszt całkowity, co zostało zafakturowane i co zostało zapłacone? Potem sprawdź najbliższy termin płatności. Budżet projektu pomaga odpowiedzieć na pierwsze pytanie, a harmonogram płatności – na pozostałe. Ani wartość zamówienia, ani kwota do zapłaty nie są automatycznie kwotą, którą trzeba zapłacić dzisiaj.
Ustal, kto płaci każdemu dostawcy
Zapisz, czy klient płaci bezpośrednio, czy studio kupuje na zasadach uzgodnionych z klientem. Wskaż osobę, która akceptuje zakup, i osobę, która pilnuje płatności. Zamówienie u dostawcy, numery faktur i zapis płatności powiąż z tą samą pozycją projektu.
Jeśli klient płaci bezpośrednio, możesz w razie potrzeby uwzględnić tę płatność w harmonogramie płatności projektu, ale nie traktuj jej jak pieniędzy przechodzących przez rachunek bankowy studia. Rozróżniaj honoraria projektowe, zakupy u dostawców i zwroty kosztów przez klienta. Ich ujęcie w umowie i w księgowości może się różnić.
Załóż prosty rejestr płatności
Jeden wiersz na każdą ratę pozwala łatwiej przejrzeć nadchodzące terminy niż folder pełen plików PDF. Zamówienie z zaliczką i płatnością końcową wymaga dwóch zaplanowanych wierszy płatności, powiązanych z tym samym zamówieniem. Planowaną płatność zapisuj jako planowaną – ani termin płatności, ani obietnica klienta nie są dowodem zapłaty.
- Projekt, dostawca i numer zamówienia.
- Numer faktury, jeśli została już wystawiona.
- Kwota raty, waluta oraz termin płatności lub uzgodnione zdarzenie, które ją uruchamia.
- Płatnik i osoba odpowiedzialna za pilnowanie płatności.
- Status: „zaplanowana”, „oczekuje na zapłatę”, „opłacona częściowo”, „opłacona” lub „sporna”.
- Kwota faktycznie zapłacona, data płatności i jej numer referencyjny.
Prześledź jeden zakup od zaliczki do dopłaty
Załóżmy, że zamówienie oświetlenia opiewa na 2 400 €, liczone konsekwentnie netto albo brutto, zgodnie z ustaleniami. Warunki przewidują zaliczkę 30 %, czyli 720 €, oraz dopłatę 1 680 € przed wysyłką. Po wpłacie zaliczki zamówienie nadal jest warte 2 400 €. Zapłacono już 720 €, a pozostała zaplanowana płatność wynosi 1 680 €. To kwoty przykładowe, a nie rekomendowana wysokość zaliczki ani cena rynkowa.
Gdy przyjdzie faktura końcowa, sprawdź, czy pokazuje pełną wartość pomniejszoną o zaliczkę, czy tylko pozostałą kwotę. Dopasuj ją do zamówienia i wcześniejszej płatności. Nie zapisuj pełnego zamówienia, zaliczki i pełnej faktury końcowej jako trzech osobnych kosztów projektu. Uzgodnij dokumenty ze sposobem księgowania stosowanym przez Twoje biuro rachunkowe, zamiast rozstrzygać o skutkach podatkowych w rejestrze projektu.
Zestaw terminy z kwotami
Grupuj nadchodzące płatności według tygodni i oddzielaj oczekiwane wpływy od środków potwierdzonych. Prognoza przepływów pieniężnych dotyczy tego, kiedy pieniądze mają wpłynąć na rachunek i z niego wypłynąć, a nie tylko całkowitego kosztu projektu. Planując finanse studia, uwzględniaj wyłącznie przepływy przez rachunek studia – zakupy opłacane bezpośrednio przez klienta należą do harmonogramu projektu, a nie do prognozy bankowej.
Jeśli klient ma przekazać środki na zamówienie później, niż dostawca oczekuje zapłaty, zasygnalizuj tę lukę przed złożeniem zamówienia. Jako roboczy horyzont przeglądaj najbliższe cztery do ośmiu tygodni i wydłużaj go przy dłuższych zobowiązaniach. Ten przedział to praktyczny wybór, a nie zasada rachunkowości. Gdy zmienia się termin dostawy, zaktualizuj zdarzenie uruchamiające płatność, ale zachowaj uzgodnione warunki dostawcy.
Niech następny krok będzie oczywisty
Raz w tygodniu przeglądaj brakujące dokumenty, płatności, którym zbliża się termin, płatności częściowe i kwoty sporne. Każdej otwartej sprawie przypisz konkretną osobę i następny krok. Zanim zapłacisz na nowy lub zmieniony numer rachunku, potwierdź go przez zaufany, wcześniej zapisany kanał kontaktu, a nie wyłącznie na podstawie wiadomości, w której pojawiła się ta zmiana.
W Formendi prowadź zarejestrowane koszty i płatności projektu w jednym miejscu, a zamówienia u dostawców wykorzystuj do zobowiązań, które za nimi stoją. Zanim ustawisz własny proces, zobacz przykładowy projekt. Twój system księgowy pozostaje miejscem na dokumentację wymaganą przepisami i rozliczenia podatkowe – przestrzeń robocza projektu pomaga zobaczyć, czym trzeba zająć się w następnej kolejności.